Column: registratielast in de zorg

De kranten staan er al tijden vol mee. En terecht. De registratielast in de zorg neemt nog steeds toe. Zorgdossiers, medicatielijsten, HACCP, indicaties, administratie, overdracht, noem maar op. Even een lamp vervangen of iemand bellen die dat kan doen? Dat zit er niet meer in. Defecten moet je eerst melden. En dan nog een: incidenten melden. Een grote registratielast voor velen. Want terwijl je alle belangrijke acties naar aanleiding van een incident al hebt genomen, moet je wel nog even zo’n twaalf vragen erover beantwoorden. Veel mensen zien het nut er niet van in. Ja, u heeft mij door, als trainer en adviseur bij Triaspect voel ik mij aangesproken in deze discussie.

Al jaren begeleid ik organisaties bij de implementatie van TriasWeb. Een systeem voor het borgen van uw veiligheidsmanagementsysteem. Denk aan incidenten, risico-analyses, datalekken, medewerkertevredenheidsonderzoeken en verbeteracties. In eerste instantie allemaal registraties. Ik kan niet ontkennen dat ook ik regelmatig te horen krijg dat mensen het als een enorme last ervaren.

Tegenwoordig mogen steeds meer zorgmedewerkers het wegschrijven onder de tijd van de zorg voor de cliënt*, in ieder geval als het een MIC betreft. Op zich goed geregeld. Maar tijd voor het analyseren van incidenten is er niet. Onbegrijpelijk! Dag in, dag uit, worden door talloze zorgmedewerkers allerlei soorten incidenten gemeld. Dat resulteert in een walhalla van data voor analisten en zorgverbeteraars. Maar zover komt het meestal niet. Al die geregistreerde meldingen komen in een kwartaalrapport, want op een hoger niveau wil men cijfers zien. Melden is een doel op zich geworden.

Melden zou een middel moeten zijn om te kunnen leren en verbeteren. Alles melden? Nee joh! Melden heeft alleen maar zin, als er wat met de uitkomsten wordt gedaan. Eén van onze calamiteitenonderzoekers vertelde mij laatst dat er een calamiteit had plaatsgevonden terwijl er vooraf 35 meldingen van signalen, risico’s en incidenten waren gemaakt. Ondanks de ervaren registratielast werd er ontzettend goed gemeld. Maar niemand had actie ondernomen…

“Registreren, en dus ook melden, doe je met een doel. Bepaal eerst gezamenlijk dat doel en hou het daarna altijd voor ogen. Alleen dan levert het wat op!”

*Lees ook: patiënt

Deze column werd geschreven door Lieke van den Heuvel, trainer/adviseur bij Triaspect. Ze is afgestudeerd als sociaal psycholoog aan de Radboud Universiteit te Nijmegen, waarbij ze zich heeft gespecialiseerd in gedragsverandering.