FAQ

Ondanks dat we proberen alles zo duidelijk mogelijk te maken, heeft u misschien toch vragen of opmerkingen over TriasWeb.

Op deze pagina zijn de meest gestelde vragen te vinden, met onze antwoorden. Mocht u er nog niet uit komen, neem dan contact met ons op.

Dit kan via onze contactpagina.

Staat uw vraag hier niet tussen?

U kunt natuurlijk nog een andere vraag hebben die hier niet tussen staat, neem dan contact op met een van onze medewerkers via het contactformulier, telefoonnummer 024-4100050 of info@triaspect.nl

1. Voor welk type organisatie is TriasWeb bedoeld?

Veel organisaties, verspreid over alle branches in de Nederlandse gezondheidszorg, melden en verbeteren in TriasWeb. Denk aan de ouderenzorg (VVT), gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg (GGZ), jeugdzorg, ziekenhuizen, ambulancezorg, GGD en kinderdagverblijven. Op basis van de best practices uit uw branche en uw eigen visie op veiligheid, stelt u uw eigen meld- en verbeterplein in TriasWeb samen. Lees hier meer over de meest gebruikte meld- en verbetermodules in TriasWeb. Als u twijfelt óf en hoe TriasWeb in uw organisatie gebruikt kan worden, vraag dan een online demo aan en bekijk alle mogelijkheden van TriasWeb.

2. Is TriasWeb een integraal Veiligheidsmanagementsysteem (VMS) ?

Veiligheid is een complex begrip. Iedereen ervaart het op zijn of haar manier. Om grip te krijgen op veiligheid wil een organisatie aan de ene kant incidenten voorkomen, door risico’s te signaleren, maatregelen te nemen en dit te borgen in een goed beleid. Aan de andere kant wil men effectief leren van incidenten door ze systematisch te registreren en analyseren. De visie op veiligheid kan binnen organisaties worden vormgegeven in een integraal veiligheidsmanagementsysteem, zie hieronder.

TriasWeb ondersteunt uw VMS-systeem op verschillende onderdelen. Retrospectieve meldmodules ondersteunen het veilig incident melden (VIM). Prospectieve inventarisatiemodules kunnen de prospectieve risico-inventarisatie (PRI) op verschillende wijzen in kaart brengen. Daarnaast beschikt TriasWeb over de mogelijkheid om cliënten/patiënten te betrekken bij uw veiligheidsproces, denk aan een klachtenregistratie, registratie van klantsignalen (inclusief complimenten) of een klanttevredenheidsonderzoek. De verbetermodule in TriasWeb ondersteunt uw continue verbeterproces middels de Plan-Do-Check-Act cyclus.75

3. Kunnen we ook verbeteringen borgen in TriasWeb?

Jazeker, dit is het hart van TriasWeb! TriasWeb beschikt over een krachtige en flexibele verbetermodule, waarin gebruikers en teams hun verbeteracties kunnen volgen en de resultaten kunnen borgen. Iedereen kan zoeken in de succesvolle acties van anderen en daardoor kennis en ervaring van andere teams gebruiken en ook zelf delen met andere teams.

4. Waarom zou ik TriasWeb naast een ECD/EPD gebruiken?

In een ECD moet incidentinformatie die van belang is voor de behandeling van een cliënt, worden gerapporteerd. Er wordt wel eens gesproken over integratie van Veilig Incident Melden in het ECD. In de praktijk blijkt echter voortdurend dat een ECD daar niet geschikt voor is. Hieronder leest u waarom:

  • Het melden van niet-cliëntgebonden incidenten, bijvoorbeeld incidenten met medewerkers (MIM), kan niet in een ECD. Soms wordt er een ‘dummy’-cliënt aangemaakt voor dergelijke meldingen, maar blijkt dit niet toereikend genoeg om te kunnen analyseren en verbeteren.
  • Een ECD heeft meestal geen mogelijkheid om meldingen te analyseren.
  • Een ECD beschikt niet over de mogelijkheden om op cliëntengroep of teamniveau incidentinformatie en trends weer te geven.
  • De focus van het nieuwe kwaliteitskader komt steeds meer op het verbeteren te liggen: inzichtelijk maken waar de incidentmeldingen toe leiden en wat het resultaat is (P-D-C-A). Een ECD biedt geen mogelijkheden voor het opzetten, volgen en evalueren van verbeteracties voor een team en/of organisatie.
  • Kortom: een ECD is bedoeld als ondersteuningssysteem voor het primaire proces en niet als kwaliteit- en verbetersysteem voor teams en organisatie. TriasWeb is een integraal meld- en verbetersysteem en is dit juist wel. In TriasWeb worden meldingen gedaan over zaken die verbeterd kunnen worden voor de cliënt, medewerker, werkomgeving en werkprocessen. Op teamniveau maar ook op locatie- of organisatieniveau. Toch is een koppeling af en toe handig, bijvoorbeeld om dubbele invoer van gegevens te voorkomen of risicoprofielen uit TriasWeb op te nemen in het cliëntdossier. Daarom hebben we het mogelijk gemaakt om een ECP of EPD aan TriasWeb te koppelen.

    5. Zijn er koppelingen met andere systemen mogelijk, en welke dan?

    Zeker. TriasWeb kan met alle gangbare ECD’s en Personeelsmanagementsystemen koppelen voor de import van cliënt- en medewerkergegevens. Tevens is met een aantal grote ECD- leveranciers de mogelijkheid ontwikkeld om middels koppelingen (API) ook informatie vanuit TriasWeb naar het ECD te schrijven. In combinatie met Single Sign On (SSO) kan hierdoor een goede integratie tussen registratie in het ECD (spoor 1) en melden en verbeteren in TriasWeb (spoor 2 en 3) plaatsvinden.

    Voor meer informatie over deze sporen, zie de Visie op Zorgveiligheid en onze gepubliceerde boeken Het Nieuwe Melden en Volgende Keer Beter.

    6. Ik heb begrepen dat TriasWeb zowel prospectief als retrospectief informatie biedt, hoe moet ik dat zien?

    In TriasWeb kunnen allerlei type incidenten, klachten en signalen gemeld en geanalyseerd worden. Dit zijn gebeurtenissen die reeds hebben plaatsgevonden en waar retrospectief op teruggekeken wordt. Het doel hiervan is om van deze (bijna-)incidenten te leren en retrospectief een verbeteractie op te stellen en uit te voeren.

    In TriasWeb kunnen ook diverse risico-inventarisaties gemaakt worden, bijvoorbeeld op cliëntniveau, werkomstandigheden of gebouwveiligheid. Deze inventarisatie van risico’s kan daarna worden geëvalueerd door teams door een teamaudit of -RI&E te maken. Op basis daarvan wordt dan prospectief een verbeterplan opgesteld. Dit verbeterplan kijkt dus ‘vooruit’ en vormt een verbeterplan op basis van de risico’s, voordat er een (bijna-)incident heeft plaatsgevonden.

    7. Moeten we alles melden in TriasWeb?

    Nee, niet alle (bijna-)incidenten komen in aanmerking om te melden in TriasWeb. Dit is afhankelijk van op welk niveau een (bijna-)incident voorkomt en in welk spoor dit dan valt. TriasWeb is gebaseerd op het Triasmodel, wat wordt uitgelegd in het boekje Het Nieuwe Melden. Hierin is enerzijds het prospectieve element en anderzijds het retrospectieve element verbonden. De sporen geven aan op welk niveau er gehandeld dient te worden in het retrospectieve verbeteren. Dit begint op individueel niveau en loopt op tot en met de directie.

    Voorvallen die zich lenen voor structurele verbetering – en dus verder gaan dan het individuele cliëntniveau of het zorgleefplan/ECD – komen in aanmerking om te melden. Het werkwoord ‘melden’ heeft de volgende betekenis: het verstrekken van bedrijfsinformatie aan het team en de organisatie over een voorval. Door iets te bespreken met een collega of een leidinggevende, is het nog niet gemeld. Met een melding in Spoor 2 legt de medewerker verantwoording af aan de organisatie om er gezamenlijk van te kunnen leren en verbeteren. Zeer belangrijk is dat men veilig moet kunnen melden en niet kan worden afgerekend op te veel meldingen. Wees blij met iedere melding en zie het als een mogelijkheid om van eigen en elkaars fouten en incidenten te leren.

    Wilt u in gesprek gaan over melden binnen uw organisatie, neem dan contact op met uw contactpersoon of het secretariaat via 024-4100050 of info@triaspect.nl.

     

     

    8. Hoe rond ik mijn p-d-c-a-cirkel af in TriasWeb?

    De ‘Plan’ wordt opgepakt in de planfase van de verbeteractie. Vervolgens wordt deze verbeteractie uitgevoerd, dit is ‘Do’. De ‘Check’ vindt plaats door de incidenten te melden en samen te analyseren, en te kijken of de verbeteracties effect hebben gehad. De uitkomst hiervan wordt in de evaluatie van de verbeteractie geborgd. Daar geven we aan of een actie niet, deels of geheel is geslaagd. Eventueel zijn hierbij leerpunten ontdekt, deze vormen dan de basis voor een nieuwe verbeteractie, ‘Act’ dus.

    9. Hoe lang duurt het voordat TriasWeb is geïmplementeerd?

    Het implementatieproces is afhankelijk van uw organisatie. Een aantal stappen behoort tot een goede basisimplementatie van TriasWeb, zoals de technische inrichting, het vormgeven van een passend meld- en verbeterplein en het instrueren van medewerkers. Tijdens de implementatie wordt gebruik gemaakt van een koploperaanpak waarbij koplopers (ook wel aandachtsvelders) intern het implementatieproces begeleiden en collega’s instrueren en enthousiasmeren.

    Meerdere malen is bewezen dat TriasWeb binnen 4 tot 6 weken geïmplementeerd kan zijn als incident meldsysteem. Maar, indien uw organisatie TriasWeb volledig wil laten aansluiten bij eigen wensen en ontwikkelingen en daarmee echt een verschil wil maken, dan is haastige spoed zelden goed. Wij adviseren dan een implementatietermijn van 3 tot 6 maanden voor kleine tot middelgrote organisaties en 6 tot 12 maanden voor grote organisaties.

    10. Hoe stel ik een nieuwe module samen en moet ik daar extra voor betalen?

    Het kan natuurlijk zijn dat u nèt die ene module mist of graag een specialistische module wilt toevoegen in TriasWeb. Op verzoek kunnen we deze aanbieden of in samenwerking met u ontwikkelen. Afhankelijk van uw licentie (zie: welke licenties kent TriasWeb?) is het mogelijk om meer modules toe te voegen. In sommige gevallen zitten er kosten verbonden aan het ontwikkelen van een nieuwe module. Voor informatie hierover kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of het secretariaat via 024-4100050.

    11. Hoe kom ik meer te weten over de analysemogelijkheden van TriasWeb?

    De analysemogelijkheden in TriasWeb zijn uitgebreid, u kunt op verschillende niveaus analyseren en daarmee ook verbetermogelijkheden ontdekken. Er worden regelmatig webinars georganiseerd, waarbij u vanachter uw eigen pc kunt meekijken, kijk in de agenda om te zien wanneer welk webinar wordt verzorgd. Daarnaast kunt u een instructie Analyseren en Verbeteren volgen, meestal worden deze incompany georganiseerd bij uw organisatie, maar enkele keren per jaar is er ook een open beheerderstraining op ons kantoor in Nijmegen. Deze trainingen kunt u terug vinden op de pagina Instructies en in de agenda.

    12. Wat zeggen aantallen meldingen eigenlijk?

    Niet veel. De werkelijkheid is veel complexer en niet alles dat fout gaat wordt gemeld. Dus kwantiteit is niet erg relevant. Het gaat er om dat de meldingen die gedaan zijn goed worden besproken en geanalyseerd zodat er gericht kan worden verbeterd. Liever 20 meldingen goed bespreken en een effectieve verbeteractie uitvoeren, dan 200 meldingen enkel registreren.

    Het aantal kan dus wel relevant zijn als dit betekent dat er evenveel verbeteracties tegenover staan. Daaraan verbonden kan bijvoorbeeld gekeken worden of het aantal incidenten afneemt door een bepaalde kwantiteit aan meldingen/verbeteracties.

    13. Kan ik het gebruik van en de ervaringen met TriasWeb evalueren?

    Uiteraard! Ieder jaar wordt u uitgenodigd voor een evaluatiegesprek vanuit onze kant, maar we streven ernaar om korte lijnen te houden met onze gebruikers. U mag dus altijd contact opnemen via telefoon of mail. Voor vragen omtrent het gebruik van TriasWeb kunt u het beste contact zoeken met de helpdesk.

     

    14. Kan ik ook melden op een tablet?

    Ja, het is mogelijk om in TriasWeb een meldmodule te bouwen die gebruikt kan worden op een smartphone of tablet. Hiervoor is een speciale vormgeving ontwikkeld, waarmee eenvoudig en snel kan worden gemeld. Indien u hier interesse in heeft, nemen we dit in overleg op in een offerte. Neem hiervoor contact op met uw contactpersoon of het secretariaat via 024-4100050 of info@triaspect.nl.

    15. Kan TriasWeb ook werken met Single Sign On?

    Het is zeker mogelijk om TriasWeb aan het Single Sign On-portaal van uw organisatie te sluiten. Voordeel van SSO is dat een medewerker slechts 1 maal hoeft in te loggen voor alle op het portaal aangesloten applicaties waarmee deze persoon werkt. Er is dus ook maar één inlognaam en wachtwoord, waarvoor de organisatie zelf de criteria vaststelt (denk aan verplicht wijzigen, verplichte tekensets, minimale lengte etc). Bovendien kan – door ICT – de toegang van een medewerker tot alle applicaties met één druk op de knop ontzegd worden.

    Voor meer informatie hierover kunt u het beste contact opnemen met uw contactpersoon of het secretariaat via 024-4100050 of info@triaspect.nl.

    16. Kunnen cliënten/patiënten hun klachten of signalen melden in TriasWeb?

    Dat is mogelijk met de module ‘Klachten en Signalen’. Deze meldmodule is gericht op het melden van incidenten m.b.t. agressie en grensoverschrijdend gedrag. Het is tevens mogelijk om een ‘losse meldmodule’ te maken die gekoppeld is aan uw website. Daarmee kunnen uw patiënten/cliënten hun klachten en signalen rechtstreeks melden in TriasWeb zonder dat zij daar iets extra’s voor hoeven doen. Kijk voor meer modules op de pagina TriasWeb Modules of neem contact op met uw contactpersoon of het secretariaat via 024-4100050.

    17. Waar bestaat onze TriasWeb-licentie uit?

    De jaarlijkse licentie is een vergoeding voor het gebruik van TriasWeb, maar ook voor de constante doorontwikkeling, de updates, back-ups, nieuwe releases, huur en beveiliging van onze servers, handleidingen, gebruikersbijeenkomsten, webinars, enzovoort. Het interne beheer van TriasWeb is eenvoudig. Daarmee is gemiddeld minder dan een uur per week gemoeid, omdat we TriasWeb als SAAS aanbieden. Het grootste deel van de beheerlast ligt bij Triaspect. Dit is inbegrepen in de jaarlijkse licentie.

    18. Welke licenties kent TriasWeb?

    U kunt kiezen uit drie pakketten: Basic, Professional en Premium. Te allen tijde kunt u uw pakket uitbreiden. Met een Basic licentie heeft u twee modules op uw meldplein en kunt u geen gebruik maken van de verbetermodule. Verbeteracties kunnen wel opgenomen worden in de afhandeling van incidentmeldingen. Met de Professional variant kunt u uit zes modules kiezen en heeft u de verbetermodule tot uw beschikking. Dit pakket wordt het vaakst gekozen door onze klanten. Het Premium pakket is de meest uitgebreide licentie van TriasWeb. Daarmee kunt u onbeperkt kiezen uit alle beschikbare modules of samen met ons nieuwe modules ontwikkelen. Daarnaast heeft u de volledige verbetermodule tot uw beschikking, die in 2016 geheel is vernieuwd.